Bắt đầu từ tháng 11/2018, hóa đơn điện tử được ban hành sử dụng rộng rãi cho doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập nhà nước khuyến khích sử dụng. Hình thức mới hiện đại này được xem như là giải pháp thức thời mà các doanh nghiệp nên sở hữu trong thời đại công nghệ 4.0. Vậy hóa đơn điện tử là gì và nó được ứng dụng hiệu quả trong doanh nghiệp như thế nào? Nội dung bài viết dưới đây từ Hồng Ngọc Invoice sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Hóa đơn điện tử là một phương thức thanh toán điện tử, tập hợp các dữ liệu điện tử ở hai lĩnh vực cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa.

Các đơn vị, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ sẽ khởi tạo, lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý hóa đơn thông quan phương tiện điện tử. Và quá trình vận hành này phải tuân thủ theo qui định pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là một trong ba hình thức hóa đơn bao gồm: Hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử. Ngoài ra, hóa đơn điện tử  chuyển đổi thành hóa đơn giấy dựa vào nhu cầu quản lý hóa đơn hay lưu thông hàng hóa của người bán, người mua.

TÍNH PHÁP LÝ CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Ở thời điểm hiện tại, Pháp luật hiện hành của Nhà nước Việt Nam đã ban hành một số các văn bản hành lang pháp lý nhằm hướng dẫn doanh nghiệp tạo lập và đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng các dịch vụ. Cụ thể, bao gồm:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP nói rõ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực ngày 1/11/2018.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực từ ngày 01/05/2011)
• Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

CÁC LOẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Không chỉ tập hợp các thông tin cần thiết dữ liệu điện tử, mà hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo được các nội dung theo thông lệ quốc tế và các qui định khác của pháp luật. Để hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa, hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn khác như thẻ điện tử, vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không
• Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế
• Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

NỘI DUNG THỂ HIỆN TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NHƯ SAU:

• Tên loại hóa đơn, ký hiệu và mẫu số hóa đơn, số hóa đơn vd 0000000;
• Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế của công ty;
• Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế của người mua (nếu người mua không có mã số thuế thì kh lẻ…);
• Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số (usb token), chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số (usb token), chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời gian lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

TIỆN ÍCH TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Dù đem đến sự mới mẻ và đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự hiểu biết nhất định, thế nhưng không thể phủ nhận các tiện ích từ hóa đơn điện tử.

• Tiết kiệm thời gian thay vì phải tốn công đặt in, tiết kiệm thời gian làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lên đến 90%.
• Giảm thiểu đáng kể chi phí in ấn, bưu điện gửi, lưu trữ, bảo quản… so với hóa đơn giấy
• Quá trình xử lý nhanh chóng, đơn giản, liên kết tiện lợi vào hệ thống kế toán, thanh toán, dễ dàng đối chiếu thông tin dữ liệu. Xuất file báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh gọn.
• Thao tác lập, gửi hay nhận hóa đơn cho khách hàng chủ yếu thực hiện qua các phương tiện điện tử như email thay vì qua bưu điện, nhà vận chuyển như lúc trước
• Hạn chế tối đa các rủi ro hư hại hóa đơn và các hình thức khoản phạt có liên quan khác
• Tra cứu hóa đơn nhanh
• Lưu trữ hóa đơn 10 năm, không sợ bị cháy nổ, mất hóa đơn
• An toàn bảo mật, chống làm giả hóa đơn.