Bước vào thời đại kỹ thuật số, các doanh nghiệp hiện nay buộc phải “chuyển mình” để nhanh chóng hòa nhập với những giải pháp hiện đại. Dưới đây là tiến trình 5 bước sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể lãng quên hóa đơn giấy và tin tưởng sử dụng hóa đơn điện tử Easy.
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải có phần mềm hóa đơn điện tử đạt tiêu chuẩn theo của Tổng cục Thuế.
Thông thường các đối tác chuyên cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử thường có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai công nghệ, phần mềm, ứng dụng hay lĩnh vực hành chính, dịch vụ công. Kế đến, các khách hàng của họ là nhiều thương hiệu lớn, đây là thước đó chính xác để tăng độ uy tín và khả năng thích ứng cao của phần mềm với nhiều loại hình doanh nghiệp.
NHU CẦU SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Giai đoạn tiếp theo sau khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm là chính doanh nghiệp cần đánh giá về nhu cầu sử dụng của mình. Điều này có nghĩa là:
- Số lượng doanh nghiệp cần xuất hóa đơn trong tháng là bao nhiêu?
- Cần bao nhiêu điểm xuất hóa đơn?
- Các hệ thống, phần mềm nào mà doanh nghiệp hiện đang muốn truyền dẫn dữ liệu?
- Quy mô phát triển trong thời gian ngắn hay dài?
- Khả năng đầu tư cho phần mềm hóa đơn điện tử để lựa chọn gói phù hợp?
Trả lời được các câu hỏi trên, doanh nghiệp đã có thể đưa ra những yêu cầu hay đánh giá cho đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử Easy. Và đây cũng là cách giúp bạn kiểm tra được từ nhà cung cấp có uy tín và chất lượng như thế nào.
SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Thương thảo xong về ý tưởng và hoàn tất quá trình cài đặt cần thiết, đây là lúc doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký quyết định sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã tích hợp mẫu quyết định sử dụng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã ban hành, chỉ cần nhập thông tin và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực thuộc để tiến hành đăng ký.
Nếu đạt tiêu chuẩn, cơ quan thuế sẽ soạn thảo thông báo phản hồi cho doanh nghiệp. Lúc này, việc của bạn là tạo mẫu hóa đơn và đi vào sử dụng trong doanh nghiệp.
MẪU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã có quy định rõ về các thông tin trên hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt khác. Từ những nội dung này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo lập hóa đơn theo mẫu sẵn có hay chọn mẫu hóa đơn từ đơn vị nhà cung cấp thiết kế.
Mặt khác, bạn hoàn toàn có thể nhờ nhà cung cấp thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt như hình ảnh, logo doanh nghiệp… nhưng vẫn đảm bảo theo yêu cầu.
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Và ở bước cuối cùng này, doanh nghiệp cần lập thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể thông báo qua mạng, nhưng cần chuẩn bị: Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (xml), hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng hóa đơn bản scan và chữ ký số được đính kèm vào một file word.
Sau 02 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thông báo đã được phát hành hay chưa, trong trường hợp sai hay thiếu, doanh nghiệp nên bổ sung gửi lại. Và ngược lại nếu đã đủ điều kiện thì doanh nghiệp đã có thể bắt đầu tiến hành dùng hóa đơn điện tử.
Một điều hiển nhiên rằng, hóa đơn điện tử Easy sẽ giúp thao tác vận hành công việc được diễn ra trơn tru, tiết kiệm 64% chi phí, thời gian xử lý hóa đơn giảm 82% và hơn hết giảm gần 0,8kg rác thải giấy ra môi trường.
Không còn quá nhiều thời gian để chần chừ, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 01/11/2020, kể từ bây giờ mỗi doanh nghiệp nên làm quen và triển khai các bước kịp thời để nắm rõ. Hy vọng, từ tiến trình 05 bước được Hồng Ngọc Invoice đề cập trên đây, quá trình thực hiện của các doanh nghiệp diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hóa đơn điện tử.
