Doanh nghiệp nắm rõ khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hôm nay Hồng Ngọc Invoice sẽ giới thiệu lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trong năm 2020. Theo đó, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử vào 1/11/2020. Để đơn vị kinh doanh chủ động hơn trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Bài viết sau sẽ giúp tóm lược những việc đơn vị cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử.
1. 6 Điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng trước khi sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp 6 ứng điều kiện dưới đây:
  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ

hóa đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Với 4 điều kiện đầu tiên, hầu hết các đơn vị kinh doanh đều dễ dàng đáp ứng. Riêng với 2 điều kiện cuối cùng, đơn vị không cần quá lo lắng vì các nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử Hồng Ngọc uy tín và có hệ thống lưu trữ quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật để lưu trữ trực tuyến dữ liệu hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định pháp luật.
Về viêch kết nối dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán, bán hàng doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý bởi trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.
2. Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
+ Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Số lượng nhà cung cấp hóa đơn điện tử ngày càng tăng giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn. Tuy nhiên, để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự hiệu quả và mang lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp được Tổng cục thuế chứng thực và khuyến khích sử dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dựa trên một số tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử như:
  • Có giá trị pháp lý
  • Ổn định, chất lượng
  • Mang lại nhiều tiện ích
  • Có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật
  • Chi phí tương xứng chất lượng
  • Được nhiều doanh nghiệp sử dụng
  • Dễ dàng sử dụng
+ Lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:
  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)
Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp (xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Hồng Ngọc Invoice

Từ những nội dung trên, hy vọng các doanh nghiệp đã có góc nhìn tổng quan về hóa đơn điện tử. Với những lợi thế linh động này, chắc chắn hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế hóa đơn giấy và góp phần “hiện đại hóa” quá trình xử lý, vận hành của doanh nghiệp. Nếu cần thêm thông tin hay có nhu cầu thiết lập hóa đơn điện tử, bạn hãy liên hệ Hồng Ngọc Invoice qua số hotline 0934 029 599 để được hỗ trợ kịp thời nhé!

0 0 votes
Đánh giá bài viết này!
Theo dõi
Thông báo về
guest
1 Comment
Mới nhất
Cũ nhất Được bình chọn nhiều nhất
Inline Feedbacks
View all comments

[…] Xem thêm: Doanh nghiệp nắm rõ khi sử dụng hóa đơn điện tử […]

1
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
KỸ THUẬT: 0934 029 599
ZALO: 0934 029 599
KỸ THUẬT 2: 0789 142 599
ZALO: 0789 142 599
MIỀN NAM: 0938 505 998
ZALO: 0938 505 998
MIỀN BẮC:0933 594 828
ZALO: 0933 594 828